Priorização

Por que priorizamos

… ou qual o problema que estamos tentando resolver?

Priorizamos por que temos mais possibilidades do que recursos (tempo e energia).

Dinheiro pode aumentar o volume de recursos disponíveis, mas eles ainda serão limitados. Além disso, mais recursos significa maior necessidade de controle e comunicação, o que implica em consumir cada vez mais recursos para poder gerenciá-los.

Então, priorizamos também para que as coisas não fiquem muito complexas e custosas para além do benefício que potencialmente podem trazer.

E, por fim, priorizamos para que a história que estamos contando seja coerente, gere interesse e engajamento. Precisamos escolher aquilo que sinaliza o sentido correto do estamos tentando atingir. Tudo ao mesmo tempo é ruído. Queremos gerar sinal, não ruído.

Priorização não é organização

Vamos direto ao ponto: Priorização é sobre fazer escolhas, não é sobre organização dessas escolhas.

A organização fazemos através de frameworks/métodos, que acabam influenciando em como entendemos e internalizamos a priorização. Por isso, é comum misturar priorização com escolha de uma ferramenta ou com o entregável da ferramenta (ranking, tabela, lista).

Esse processo de organização é secundário. Ele conversa sobre como tornamos a comunicação mais clara e nossas decisões mais transparentes e evidentes. É importante, é necessário, mas não é prioritário.

Priorização é sobre fazer escolhas e conviver/sofrer com elas

Quando priorizamos estamos relegando todo o resto pra depois. Doi aceitar e assumir esse posicionamento, pois há aspectos narrativos que afetam a comunicação e definição da prioridade.

Priorizar é difícil. Toda vez que tomamos uma decisão temos que abraçar o peso da escolha, suas consequências a curto e longo prazo. Carregamos o fardo o que foi selecionado e o peso do que foi despriorizado.

Algumas escolhas são definitivas e outras são reversíveis. Algumas são perenes e outras efêmeras. Entender as características do que estamos decidindo pode tornar mais fácil (mas não menos doloroso) nossa priorização.

Nesse sentido, as ferramentas/frameworks/métodos de priorização servem como suporte a tomada de decisão, filtrando, restringindo e sistematizando. Usamos ferramentas pois ajudam a comunicar, dar senso de justiça (dentro do parâmetros definidos) e sistematizar alguns fatores que são relevantes para nosso contexto de decisão.

Entretanto, ferramentas/frameworks/métodos não tomam a decisão por você. Você é responsável pela decisão, mesmo quando mediada por um método. Esses recursos de apoio não servirão para remover o peso da escolha, somente deixarão mais claro e eficiente o seu processo.

Priorização muda conforme o nível de atuação

Priorização é um assunto que afeta várias camadas de gestão na empresa e, dependendo de quem é o interlocutor, o entendimento sobre o que estamos falando é diferente.

  • Priorizando no nível Estratégico
    • Mercados
    • Produtos/Portfolios
    • Grandes iniciativas/projetos/frentes de trabalho/programas
    • Resultados-chave da empresa/portfolio
    • Fluxo financeiro
  • Priorizando no nível Nível Tático
    • Iniciativas
    • Projetos
    • Pessoas
    • Orçamento
    • Funcionalidades
    • Resultados-chave do produto
  • Priorizando no nível Operacional
    • Histórias de usuário
    • Incidentes
    • Bugs/erros
    • Tarefas

Cada camada tem o seu processo decisório, seus sofrimentos e racionais. As ferramentas que podem apoiar serão diferentes e o resultado por consequência também.

Não existe um nível mais importante e cada um influencia os demais. Não entenda a priorização como uma cascata, por mais que exista uma sensação maior de eficácia quando as priorizações partem do estratégico, impactam no tático e finalmente chegam no operacional. É necessária a interação entre esses níveis para que os vínculos fiquem mais claros e as priorizações tornem-se mais coerentes com o contexto.

Priorização tem que ser entendida (mas não concordada)

Não devemos confundir entendimento e confiança com concordância (muito menos com consenso). A pessoa que possui a responsabilidade deve ter a confiança e apoio dos demais para tomar a decisão, mesmo que não exista anuência de todos os participantes.

A pessoa que toma a decisão é quem:

  1. Entende as causas e efeitos da decisão;
  2. Tem responsabilidade direta pelos efeitos;
  3. Está mais próximo do impacto da decisão, e;
  4. Tem as ferramentas para articular a decisão.

E evite muitas decisões colegiadas. Esse é um recurso a ser utilizado pontualmente, quando os efeitos da priorização são muito semelhantes entre os participantes do processo.

O conflito, quando mediado e compreendido, é um impulsionador de mudanças. Haver discordância mostra que estamos comprando alguns riscos, dando espaço para criar valor na diferença, na incerteza.

Priorização precisa ser comunicada

Comunicar a prioridade é parte importante do trabalho. As pessoas que estão envolvidas necessitam entender a escolha, o pensamento e o processo que sustentou a decisão:

  • Por que isso foi priorizado?
  • O que foi despriorizado?
  • Quais fatores/variáveis/elementos usamos para definir que isso era prioridade?
  • Como isso conecta com a priorização nos níveis acima e/ou abaixo?

Quando a priorização impacta em outras pessoas, elas precisam ser comunicadas, engajadas, envolvidas e ouvidas.

Para que a decisão seja compreendida, é necessário contar a história, construir uma narrativa. Não prenda-se aos fatores numéricos/matemáticos, tratando-os como argumentos supremos. Priorizar envolve sentimentos desde o início, e essa carga e elementos emocionais não devem ser negligenciados.

Perguntas para discussão

  • Na sua empresa, como funciona a priorização:
    • No nível estratégico?
    • No nível tático?
    • No nível operacional?
  • Quais as ferramentas você já testou/usou, por qual motivo e quais os resultados obteve?
  • Como você comunica sua priorização?

Três livros

  1. Thinking in Bets - Annie Duke
  2. Make time - Jake Knapp, John Zeratsky
  3. The hard thing about the hard things, Ben Horowitz

Agradecimentos ao Lula Rodrigues e a Eluza Pinheiro por ler, revisar, trazer melhorias e complementos

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